Costi di gestione – quali costi extra far pagare al cliente?

Nella gestione di una casa vacanza ci sono una serie di costi.

Alcuni sono costi fissi, e ci sarebbero anche se tenessimo la casa vuota. Per esempio le tasse (IMU, spazzatura, canone tv…) ma anche le componenti fisse delle bollette di luce, acqua, gas, telefono, internet…

Per quello che riguarda i costi variabili, ci sono principalmente i consumi, le pulizie, la biancheria da fornire, ed eventualmente una persona che garantisca la presenza per le accoglienze (nel caso il proprietario abiti lontano dalla casa vacanza).

Riuscendo ad affittare un buon numero di settimane, oltre a coprire i costi fissi che comunque gravano sulla nostra proprietà, potremmo essere in grado di produrre anche un utile, un guadagno vero e proprio (vedremo tra poco come fare per essere in regola sia dal punto di vista delle autorizzazioni, sia dal punto di vista fiscale).

Ci sono due modalità di applicazione di questi costi extra al cliente.

Si può decidere di tenere un prezzo di vendita più basso, che quindi apparirà più appetibile ad una prima occhiata da parte dei visitatori dei siti web, e poi applicarli come extra nel momento in cui il cliente soggiorna nella casa vacanza.
Una tipica applicazione di costi extra al prezzo è la seguente:
Elettricità: 0,40€ al KWh – Gas: 6€ al m³ – Acqua: 2€ al m³
Lenzuola e asciugamani: 25€ a settimana
Pulizie finali: 60 Euro

Oppure si può fare un prezzo più alto (aggiungendo una nostra stima di quelli che saranno i costi extra settimanali) e fornire al cliente un prezzo finito che apparirà più sicuro: “formula relax senza sorprese”!

La modalità in genere più applicata in questo settore è quella dei “costi aggiuntivi”; i clienti che affittano case vacanza online sanno che spesso ci sono da pagare degli extra rispetto a quello che si vede sul sito.
Tuttavia spesso questi costi extra, in genere da pagare in contanti sul posto a fine soggiorno, sono fonte di incomprensioni, contestazioni e alle volte litigi.
I clienti sono sempre molto preoccupati da questi costi, e non sapendo a priori quanto saranno i consumi spesso hanno il terrore di essere “fregati” alla fine della vacanza da un conteggio molto alto, e questo può essere un vero deterrente alla loro decisione.

Per la mia proprietà, ho deciso di pubblicare un prezzo “all inclusive”, almeno per l’alta stagione.
Il prezzo è più alto, ma il cliente sa esattamente quello che paga, e non avrà sorprese.

La cosa più antipatica è, mentre il cliente sta andando via, accompagnarlo a leggere i contatori e farsi dare magari altri 200 euro. Anche se è stato benissimo da noi per due settimane, anche se sapeva da prima che c’erano dei costi extra da pagare, questa cosa lo farà andar via di cattivo umore …ancor di più di quanto lo sia già perché ha appena finito le ferie!
Questa brutta sensazione potrebbe portarlo inconsciamente a non considerarci per prossime vacanze, o magari a non lasciarci una recensione positiva.
Nei mesi invernali, invece, tengo i prezzi più bassi, ma applico i costi extra. La casa è molto grande e di riscaldamento potrebbe costare più che di affitto, se il cliente tenesse accesi i termosifoni 24 ore su 24! Ma comunque, prima del soggiorno lo metto in guardia sui costi reali a cui può andare incontro esagerando col riscaldamento.

Per quella che è la mia esperienza, per le proprietà di livello elevato suggerisco di vendere il soggiorno ad un prezzo “tutto compreso”.
Per case più modeste, o appartamenti piccoli, si può decidere di mostrare un prezzo di vendita più basso, applicando poi i “costi extra”.

Considerate che il cliente i conti se li fa comunque, e aggiunge i costi extra da lui stimati al prezzo, dopodiché lo confronta con quello delle altre case nella stessa zona… quindi se andiamo fuori prezzo c’è poco da fare, la settimana non si vende!

Modalità dei pagamenti – acconto, rimborso per cancellazioni, saldo.

Sarà necessario impostare delle politiche di cancellazione e di rimborso dell’acconto ai clienti nel caso annullino la prenotazione entro una certa data.

I portali web (come Booking o AirBnb) spingono per lasciare al cliente la possibilità di cancellare la prenotazione fino all’ultimo minuto senza penalizzarlo.

I proprietari, all’opposto, vorrebbero il 100% dei soldi al momento della prenotazione, senza alcuna possibilità di rimborso!

Bisogna quindi trovare una modalità che riduca la possibilità di cancellazioni all’ultimo momento, col rischio di ritrovarci con l’appartamento vuoto e senza incasso, ma che non sia tanto severa da scoraggiare i clienti dal prenotare.

Alcuni esempi validi potrebbero essere:

• 50% del pagamento al momento della prenotazione, completamente rimborsabile se la cancellazione avviene fino a 45 giorni prima dell’arrivo, nessun rimborso dopo tale data, seconda metà del pagamento all’arrivo.
• Nessun pagamento alla prenotazione, 50% del pagamento 60 giorni prima dell’arrivo, non più rimborsabile, e 50% all’arrivo.
• Oppure, rimborsi decrescenti più la cancellazione si avvicina alla data di arrivo, per esempio si restituisce al cliente il 100% del pagamento se cancella 60 giorni prima dell’arrivo, 50% se cancella 30 giorni prima, 25% se cancella 15 giorni prima…

Alle volte la modalità che abbiamo scelto non si riesce ad impostare allo stesso modo su tutti i portali, perché ognuno di essi concede opzioni diverse, alle volte con scelte molto limitate per il gestore.

Questo quindi sarà un aspetto da concordare col proprietario. Cercheremo di pubblicare delle modalità per i pagamenti e rimborsi che siano il più possible vicino a quanto deciso, ma occorrerà una certa flessibilità per adattarsi ai meccanismi dei vari portali.

Ridurre il numero di “paletti”

Ci sono diversi fattori che rendono più difficile la prenotazione.

Scelta della durata del soggiorno ammessa

Soggiorni brevi

Impostazione del numero minimo di giorni per il soggiorno – in genere le case vacanza si affittano per minimo una settimana, ma stanno prendendo sempre più piede i siti che favoriscono soggiorni brevi, come per esempio AirBnb.

Abbassando il numero minimo di giorni di soggiorno, ci saranno più possibilità di trovare ospiti.
Questo ovviamente dovrà essere deciso dal proprietario, in base a quanto impegno potrà dedicare a questo lavoro. Ovviamente cambi frequenti sono più impegnativi rispetto a cambi settimanali.

Soggiorni di lunga durata

All’opposto, certi ospiti cercano soggiorni lunghi, anche per un mese o per la stagione intera.
Offrendo prezzi scontati per soggiorni lunghi, si avrà un incasso minore, ma minimo impegno lavorativo per la gestione della casa.

Giorno di cambio obbligatorio al sabato

Spesso si usa il sabato come giorno di cambio tra gli ospiti, per standardizzare il lavoro di gestione e ricezione. Tuttavia una parte di clienti ha bisogno di date di arrivo e partenza diverse.

Affitti solo a settimane

Oltre a tenere fisso il giorno di arrivo e partenza al sabato, spesso si richiede un soggiorno completo di una, due, o tre settimane, sempre da sabato a sabato.
Impostando questo obbligo, si evita di avere “buchi” nel planning, ottimizzando il numero di giorni affittati e quindi gli incassi, ma si riduce ulteriormente la possibilità di trovare clienti.

Modalità mista / flessibile

E’ possibile suddividere l’anno in varie fasce, e gestire in maniera differente questi parametri nei vari periodi.
Si può cercare di essere più rigidi nei periodi di alta stagione dove la richiesta è più elevata, ma più flessibili nei periodi di bassa stagione dove il rischio di settimane invendute è più alto.

Per esempio, si può impostare:
dal 15 giugno al 31 agosto: obbligo di arrivo al sabato, affitto settimanale
e nel resto dell’anno: giorno di arrivo libero, soggiorno minimo 7 giorni, ma senza obbligo di farne 14, 21… quindi anche 10 giorni vengono accettati.

Questi aspetti andranno concordati col proprietario, ma bisogna tener presente che non tutte le case vacanza possono “permettersi” condizioni troppo stringenti… quelle particolarmente attraenti avranno un numero di richieste sufficiente a trovare clienti che si incastrino anche con parametri di accoglienza più stringenti, quelle che spiccano meno invece dovranno scendere a qualche compromesso.

È importante capire che le scelte adottate si riflettono parecchio nella visibilità online sui portali. Per esempio, se abbiamo forzato l’arrivo e la partenza esclusivamente di sabato, e un cliente cerca una settimana da domenica a domenica, la nostra casa non apparirà neanche nei risultati a video.

Pubblicazione su Internet, costi e provvigioni

Negli ultimi anni è aumentato il numero dei proprietari che si sono affidati a me per gestire le loro case.
E’ aumentato anche il numero dei siti web ove pubblicare le case vacanza.
Il lavoro diventa ogni giorno più complesso e bisogna restare costantemente aggiornati.
Alcuni siti che una volta andavano forte, ora hanno perso efficacia (per esempio HomeAway), mentre altri nuovi hanno preso piede.
Oggi quindi è diventato necessario pubblicare gli annunci su centinaia di siti, ed è indispensabile attivare dei meccanismi per automatizzare (per quanto possibile) la distribuzione degli annunci sui vari portali, la sincronia dei calendari in tempo reale, e una gestione dei listini di vendita che tenga in considerazione anche le commissioni applicate dai vari portali.
Fare tutto a mano sarebbe impossibile, e aumenterebbe il rischio di errori e di “overbooking”, cioè affittare la stessa settimana a due clienti diversi.

Come ho detto, nel 2016 ho aperto una “Online Travel Agency” ufficiale, con tutte le autorizzazioni richieste dalla normativa vigente, avvalendomi di un collaboratore in qualità di Direttore Tecnico, e versando apposite assicurazioni previste dalla legge per operare in questo settore.

Ho acquistato un software gestionale specifico per Agenzie, e ho creato degli account come “Property Manager” sui portali più importanti, e questo mi ha permesso di distribuire gli annunci delle case che gestisco sulla maggior parte dei siti mondiali (copertura stimata: 90% delle ricerche via web) e su una serie di canali di vendita affiliati.

Qui sotto elencherò le modalità operative più comuni per operare con i portali web sui quali pubblicizzare le case vacanza alla ricerca di prenotazioni.

Pay-per-booking – Annunci su siti con commissioni sulle prenotazioni

La maggioranza dei siti per le prenotazioni operano nella modalità detta “pay-per-booking”, cioè aggiungono una commissione al prezzo base che abbiamo impostato.
Per esempio, solo per citare i più famosi: Booking.com, Expedia, HomeAway, AirBnb, Atraveo, E-Domizil, Locasun, Travelopo, Easyreserve, FlipKey, Wimdu, TripAdvisor… ognuno di questi ha versioni in decine di lingue diverse, e una miriade siti-partner che ampliano ulteriormente la copertura a livello mondiale.
Per ottenere come incasso l’importo che ci siamo prefissi, il prezzo di vendita andrà quindi incrementato della commissione che il portale tratterà.

Questi siti in genere non permettono un contatto diretto col cliente, o lo permettono in maniera molto ridotta, cioè filtrando le email e impedendo o limitando la comunicazione diretta tra il proprietario e l’ospite, per evitare che possano accordarsi per “bypassare” il portale stesso.
Quindi non si riesce a fornire il link al sito web della casa vacanza, gli indirizzi email diretti, i numeri di telefono, eccetera.

In questo modo, ovviamente, costringono il cliente a prenotare attraverso il portale in modo da ottenere la provvigione sul prezzo della transazione.

Inoltre, su questi siti anche i testi che descrivono la casa vacanza sono molto ridotti, spesso si tratta di testi generati automaticamente dal sistema, che non descrivono con dovizia di particolari le migliori caratteristiche offerte, ma si limitano a indicare ad alcuni punti standard molto riassuntivi.

Dal punto di visto del proprietario (o dell’intermediario addetto alle prenotazioni come nel mio caso) questo è il sistema peggiore, perché con le comunicazioni così limitate non si riesce ad instaurare un rapporto “umano” e di fiducia con il cliente interessato ad affittare, e il numero di cancellazioni successive alla prenotazione è più alto.

Tuttavia, questi siti sono molto importanti per la ricerca di prenotazioni, e “non possiamo non esserci”!

Listing annual subscription – Annunci su siti a pagamento

Ci sono ancora siti di listing “annual subscription”, anche se sono sempre meno.
Si paga una quota annuale per essere presenti sul sito ma non viene applicata alcuna commissione. Su certi siti si possono pagare cifre aggiuntive per migliorare il posizionamento e la visibilità.

Questi siti sono preziosi, perché permettono un contatto personale diretto con il cliente (email e numero di telefono) e con lo scambio di email possiamo parlare personalmente al cliente e fornirgli tutte le informazioni che vogliamo, compreso il link per mostrargli il nostro sito vetrina con tutte le foto e le informazioni dettagliate, e tutto questo aumenta notevolmente la possibilità che il cliente prenoti. Si riduce notevolmente la possibilità che il cliente ci ripensi e cancelli la prenotazione.

Inoltre, non dovendo noi pagare la commissione al portale, possiamo indicare al cliente un prezzo più basso di quello visibile sui siti pay-per-booking, altro fattore positivo che favorisce la prenotazione del cliente.

Possiamo pubblicare queste inserzioni su siti di nazioni che ci interessano particolarmente come clientela turistica, per esempio la Germania (ferienhausmiete.de, traum-ferienwohnungen.de) o l’Italia (casevacanza.it, subito.it, eccetera).

Autorizzazioni necessarie per affittare case vacanza

Ancora adesso molti proprietari scelgono di affittare “in nero”, senza chiedere l’autorizzazione e senza dichiarare gli incassi percepiti.

È una mentalità davvero dura a morire in Italia, che porta ad una serie di spiacevoli inconvenienti.

Una volta inserita sui siti, la casa diventa pubblicamente visibile e da alcuni anni i controlli incrociati sono diventati molto frequenti. C’è il rischio di incorrere in sanzioni, accertamenti dell’agenzia delle entrate, fino alla denuncia penale per la mancata comunicazione delle presenze alla questura.

Come vedremo, ora ci sono formule decisamente convenienti che permettono di essere in regola pagando aliquote basse.

Chi persiste ad affittare in nero pratica una concorrenza sleale nei confronti degli operatori onesti, ed è a rischio di venir segnalato o denunciato da chi ha deciso di fare questa attività alla luce del sole seguendo tutti gli adempimenti previsti.

Ognuno è libero di comportarsi come gli pare, di agire in maniera eticamente discutibile e di rischiare sulla propria pelle… ma se un proprietario vorrà affidarsi a me come agenzia e intermediario, sappia che dovrà essere in regola al 100% con l’attuale normativa!

Ecco quindi i passi da compiere per operare in piena regola nel settore degli affitti per vacanze.

Occorre presentare una comunicazione alla Regione di appartenenza (Settore Servizi Turistici Territoriali – Ufficio Strutture Ricettive), compilando il modello per “Appartamenti ammobiliati ad uso turistico” (si chiama “Modello CO-AAUT“).

Occorre allegare una planimetria degli appartamenti, delle fotografie, una visura catastale, un documento di identità e una dichiarazione per la normativa anticorruzione.

Una seconda copia deve essere depositata presso il Comune di competenza.

Potranno essere effettuati dei controlli a campione per verificare la veridicità di quanto dichiarato.

Attenzione: le norme nel settore turismo possono variare leggermente da regione a regione, quindi informatevi presso l’ente più vicino nella zona ove è ubicata la vostra casa vacanza.

Dopo aver fatto questa dichiarazione iniziale, occorre recarsi presso la questura di competenza col modello CO-AAUT e richiedere la password per accedere ad Alloggiati Web, il sito dove collegarsi per comunicare i nominativi dei turisti ospitati (va fatto entro 24 ore dall’arrivo).

Questo oggi è obbligatorio per tutti, mentre prima lo era solo per gli alberghi e le strutture ricettive che operano in maniera imprenditoriale.

A seguito degli attentati terroristici, nel 2015 c’è stato un decreto ministeriale che ha esteso quest’obbligo a tutti, anche per chi affitta la propria casa come privato, fosse anche per pochi giorni all’anno, sennò si intercorre nella violazione dell’ art. 109 del TULPS, cioè: denuncia penale e 3 mesi di arresto.

Normativa fiscale per i redditi da affitti di case vacanza:

Esistono particolari formule fiscali che si possono applicare e che permettono di essere perfettamente in regola pagando una percentuale di tasse contenute.

Per il regime fiscale, vi raccomando di farvi consigliare dal vostro commercialista.

Infatti ci sono parametri variabili che dipendono dalla vostra situazione (che lui conoscerà bene) e la modalità fiscale sarà da scegliere a seconda del volume di incassi previsto, a quanto ammontano gli altri vostri redditi, se si vuole operare come privati, oppure in forma imprenditoriale con partita iva…

In genere, per piccoli appartamenti o dove gli incassi previsti non siano molto alti, la formula più semplice e conveniente è quella della “cedolare secca“, che può essere applicata anche agli affitti turistici.

Si paga il 21% di quanto dichiarato, e gli incassi degli affitti non faranno cumulo sugli altri redditi.

Non c’è contabilità da tenere, né iva da pagare. Ma non si potranno detrarre i costi di gestione.

Si può anche scegliere di dichiarare semplicemente gli incassi nel quadro “altri redditi da affitti” della dichiarazione dei redditi.

In questo caso, gli incassi si sommeranno al reddito complessivo, ma a seconda dello scaglione raggiunto potrebbe essere meno conveniente della cedolare secca.

Esiste anche una formula intermedia, purché gli incassi non superino i 50 mila euro annui, dove è previsto l’abbattimento forfettario dei costi nella misura del 60%, in pratica si pagano le tasse solo sul 40% del dichiarato.

Se invece la casa vacanza fosse una grossa villa, una struttura capiente, o una serie di appartamenti, si può valutare di passare ad una gestione in forma imprenditoriale.

Questo presuppone l’apertura di una partita iva, con tutti gli oneri del caso, dichiarazioni iva, posizione Inps, Inail eccetera, ma a questo punto si potrà tenere una vera e propria contabilità e detrarre ogni spesa come costo di gestione, pagando quindi le tasse solo su quello che è davvero l’utile effettivo.

Questa modalità è più impegnativa, ma se avete in mente di fare parecchi investimenti per allestire la vostra struttura per vacanze e volete farne un’attività duratura, potrebbe essere la soluzione più adatta.

Insomma, da piccolissime realtà fino a progetti più ambiziosi, ci sono tante formule che si possono utilizzare per pagare le giuste tasse, essere perfettamente in regola con la normativa …e dormire sonni tranquilli.

Il vostro commercialista saprà consigliarvi la modalità più adatta al vostro caso oppure, in alternativa, posso indirizzarvi da un consulente molto esperto in questo settore.

Tenete presente che in futuro i controlli saranno sicuramente intensificati, già negli anni scorsi abbiamo assistito a numerose denunce di proprietari “beccati” ad affittare in nero e senza autorizzazioni.

Questi sono stati sottoposti immediatamente ad accertamento da parte dell’agenzia delle entrate, e denuncia penale per omissione della comunicazione alla pubblica sicurezza …quindi avvocato, tribunale, processo, eccetera.
Vale davvero la pena rischiare tutto questo per risparmiare qualche migliaio di euro di tasse?

Inoltre, con l’avvento delle prenotazioni online, l’uso del contante sta diventando sempre più difficile.
I maggiori portali spingono per l’ instant-booking con carta di credito, e i turisti stranieri sono sempre meno propensi a viaggiare con pacchetti da centinaia o migliaia di euro da consegnare ai proprietari delle case vacanza. Quasi tutti ormai sono abituati a prenotare online e pagare con la carta di credito, anche perché si sentono molto più tutelati che non spedire soldi in strane forme ad un italiano …per poi scoprire che la casa vacanza non esiste neanche all’indirizzo di destinazione, come spesso è successo.

I siti web, le agenzie e i tour operator coi quali collaboro trasferiscono le somme solo con pagamenti tracciati, quindi mi dispiace ma non c’è modo di poter “fare tutto in nero” tramite la mia agenzia; come ripeto, io opero esclusivamente con proprietari che vogliono fare questa attività seriamente, seguendo l’attuale normativa.

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Mauro Bricca

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